Få ordning på Microsoft To Do, OneNote och Planner
Så får du ordning på teamets uppgifter, anteckningar och planering
Om teamets uppgiftslistor, anteckningar och planeringsverktyg är utspridda i olika silos är du inte ensam. En använder klisterlappar, en annan svär vid sin inkorg, och någon har ett ”system” i Notion.
Men Microsoft tillhandahåller redan verktygen för att lösa detta: To Do, Planner och OneNote. Nyckeln är att strukturera dem utifrån roller och arbetsflöden – inte bara personliga preferenser.
Så här sammanför du allt:
1. Börja med rollbaserade mallar
Skapa en uppgiftsstruktur för varje funktion: assistent, projektledare, administratör.
Använd To Do för individuella uppgifter och Planner för att följa teamets framsteg.
2. Synkronisera OneNote med dina planer
Skapa projektanteckningsböcker som speglar verkliga arbetsflöden – med flikar för sammanfattningar, mötesanteckningar, referensmaterial och mallar.
Länka till uppgifter där det är möjligt för att skapa sammanhang.
3. Centralisera återkommande rutiner
Använd delade att göra-listor för veckovisa incheckningar, onboarding eller statusuppdateringar.
Automatisera återkommande påminnelser där det underlättar.
4. Visualisera teamets planering
Planeringstavlor ger en överblick över ansvarsfördelningen.
Tilldela uppgifter, sätt förfallodatum och använd etiketter för att spåra kategorier – till exempel ”Behöver godkännande”.
